Tierarzt FAQ

Auf dieser Seite beantworten wir dir häufige Fragen, die unsere Nutzer uns immer wieder stellen. Wir hoffen, dass wir dir mit diesen Antworten weiterhelfen können

Schritt 1: Bitte stellen Sie sicher, dass Ihre VETERA Version nicht älter ist als November 2020. Sollten Sie noch eine ältere Version von VETERA.net nutzen, führen Sie bitte zunächst ein Update durch.

Schritt 2: Für die Einrichtung der PetLEO-Features klicken Sie bitte innerhalb Ihres VETERA Terminkalenders auf den Button „Online Termine“, der sich im oberen rechten Bereich befindet.



Schritt 3: Im Fenster, welches sich nun geöffnet hat, können Sie die von Ihnen gewünschten Funktionen per Setzen eines Hakens aktivieren. 

Wartebereich: Wenn Sie die digitale Warteschlange aktivieren wollen, setzen Sie bitte den Haken bei „Wartebereich(1)

Nun können Sie sich per Klick auf die Buttons (2) den QR-Code, der später in Ihrem Eingangsbereich hängt und über den sich Ihrer Kunden bei Ihnen anmelden, entweder 

  1. direkt ausdrucken oder 
  2. mailen lassen. 

Online-Terminbuchung: Wenn Sie die Online-Terminbuchung aktivieren wollen, setzen Sie bitte den entsprechenden Haken (3). Wählen Sie nun bitte für das Feld „Standard-Firma für Benutzer(4) die Firma aus, zu welcher der VETERA-Benutzer zugeordnet werden sollen, die in Ihrer Benutzerverwaltung keine eindeutige Firmenzuweisung haben. 

Über das Feld „Termindauer(5) legen Sie die standardmäßige Dauer eines online buchbaren Termins fest. 

Über „Pausendauer(6) bestimmen Sie, wie viel Zeit zwischen den einzelnen buchbaren Terminen geblockt werden soll. 

Mit dem Feld „Termine in Zukunft(7) bestimmen Sie, wie viele Tage in die Zukunft Ihre Online-Termine buchbar sein können. 

Videosprechstunde: Wollen Sie die Funktion der Videosprechstunde nutzen, setzen Sie bitte den jewiligen Haken (8)

Schritt 4: Zum Schluss klicken Sie bitte noch auf „Stammdaten aktualisieren(9). Hierüber werden Ihre Firmen- und Benutzerdaten aktualisiert und ausgetauscht. Nun klicken Sie auf „Übernehmen(10) und schon können Sie Ihre PetLEO-Funktionen nutzen. 

Haben Sie den digitalen Wartebereich nun aktiviert und den QR-Code für Ihre Kunden gut sichtbar in Ihrem Eingangsbereich angebracht, können Sie alle Funktionen des digitalen Wartebereichs vollumfänglich nutzen. 

Die Kunden, die nun Ihre Praxis aufsuchen, scannen den QR-Code an Ihrer Eingangstür mit ihrem Smartphone ab und setzen sich so automatisch auf Ihre digitale Warteliste. 

Sie bekommen dies anhand des gelben Buttons „Warteliste“ im oberen rechten Bereich innerhalb Ihres VETERA-Terminkalenders angezeigt. Die Zahl in der Klammer zeigt an, wie viele Kunden sich in Ihrer digitale Warteliste seit dem letzten Aufruf dieser eingetragen haben. 

Durch Klick auf den Button „Warteliste(1) rufen Sie diese auf. Über den Button „In separatem Fenster darstellen(2) können Sie die Warteliste und VETERA in zwei verschiedenen Fenstern öffnen, wodurch Sie diese dauerhaft geöffnet lassen und dennoch innerhalb Ihres VETERAS weiterarbeiten können.

Informationen aus der Warteliste: 

Die Spalte „Datum“ zeigt an, zu welchem Zeitpunkt sich der Kunde in Ihre Warteliste eingetragen hat. 

ID“ gibt die laufende Nummer aller Registrierungen innerhalb Ihres Wartebereichs an. 

Über „Kunde“ sehen Sie hier den Namen des wartenden Kunden, ggf. mit seiner Kundennummer, falls es sich um einen Bestandskunden handelt. 

Gleiches gilt für die Spalte „Tier“. Hier sehen Sie den Namen und bei einem Tier eines Bestandskunden auch die Patienten-Nummer des zu behandelnden Tieres. 

Die Spalte „Benachrichtigt“  gibt Ihnen die Information, ob und ggf. wann der Kunde bereits von Ihnen per Push-Nachricht benachrichtigt worden ist. 

Über „Termin-Zuordnung“ können Sie einsehen, ob und ggf. wann für diesen Kunden und sein Tier bereits ein Termin in Ihrem VETERA besteht. 

Termin“ zeigt Ihnen, ob der Kunde vorab einen Termin vereinbart hat oder nicht. 

Für die Spalte „Vorstellungsgrund“ wird das selbige Feld innerhalb der App des Tierhalters genutzt und seine Angaben hier hinübertragen.

Funktionen in der Warteliste: 

Über den Pfeil-Button „“ rechts in einer jeweiligen Zeile, haben Sie die Möglichkeit jenen – in Ihrem Wartebereich angemeldeten – Kunden samt seinem Tier in Ihrem VETERA neu anzulegen.

Über den Plus-Button „“ rechts in einer jeweiligen Zeile, können Sie einen Termin für einen bereits bekannten Kunden anlegen. 

Über den Nachrichten-Button „ “ am Ende einer jeweiligen Zeile, können Sie dem Kunden eine Nachricht senden, die Sie frei nach Ihren Wünschen gestalten und die dann innerhalb der PetLEO App des Kunden zu sehen ist. 

Detaileinstellungen für Ihren Digitalen Wartebereich:

Über den Button „Einstellungen“ innerhalb Ihrer Warteliste, haben Sie die Möglichkeit, die Detaileinstellungen Ihres digitalen Wartebereichs festzulegen. 

Hier können Sie beispielsweise erneut den QR-Code für Ihren Eingangsbereich drucken (1) und für diesen auch Ihr Praxislogo einfügen (2). Außerdem können Sie die standardmäßigen Nachrichten, die Templates, für die verschiedenen Status der Kunden festlegen. Hierbei ist es möglich, die Nachrichten vorzudefinieren, die erscheinen, wenn Sie 

  1. für einen wartenden Kunden einen Termin eingerichtet haben (3)
  2. einen wartenden Kunden in Ihre Praxis aufrufen (4) und 
  3. den Termin eines wartenden Kunden löschen (5)

Weiterhin können Sie die Zeitspanne festlegen, in welcher die Termine innerhalb Ihres VETERA-Terminkalenders für die Zuordnung in der Warteliste berücksichtigt werden sollen (6).

Einen Kunden aus der Warteliste aufrufen:

Um einen wartenden Kunden nun in Ihre Praxisräume aufzurufen, klicken Sie bitte mit der rechten Maustaste auf den jeweiligen Termin des Kunden und wählen den Punkt „Warteliste“. 

Über den Button „Kunde benachrichtigen“, teilen Sie dem Kunden per Push-Benachrichtigung in seiner PetLEO-App mit, dass er nun an der Reihe ist und sich in Ihre Praxis begeben kann. 

Einem Kunden eine beliebige Nachricht senden:

Sie können dem Kunden jedoch auch eine beliebige Nachricht auf seine PetLEO-App senden, indem sie den Button „Nachricht senden“ anklicken und Ihren gewünschten Text eintippen. Sobald Sie nun auf „Senden“ klicken, erhält der Kunde diese Nachricht auf sein Mobiltelefon.

Haben Sie die Online-Terminbuchung nun wie oben beschrieben aktiviert, können Sie sich jetzt Ihre gewünschten buchbaren Zeiten einrichten. 

Hierfür klicken Sie bitte innerhalb Ihres VETERA-Terminkalenders auf den Reiter „Zeiten“. 

Per Rechtsklick in eine Spalte des Terminkalenders wählen Sie nun „Online-Terminvergabezeit“. Über „Neu“ hinterlegen Sie eine neue Vergabezeit, über „bearbeiten“ können Sie eine schon erstellte Vergabezeit bearbeiten und über „Alle löschen“ könnten Sie alle bisher erstellten Vergabezeiten entfernen. 

Im folgenden Fenster, welches sich über das Anklicken von „Neu“ oder „Bearbeiten“ öffnet, klicken Sie nun bitte die jeweiligen Wochentage an, an denen Sie die Online-Terminbuchung anbieten wollen. 

Über den Button „Ganztags“ geben Sie an, ob Ihre Zeiten der Online-Terminbuchung ohne Unterbrechung buchbar sein sollen. 

Möchten Sie die buchbaren Zeiten mit einer Pause teilen, so wählen Sie „Halbtags“ aus und geben nun die gewünschten Uhrzeiten für die Online-Terminbuchung ein. 

Über „Speichern und schlließen“ sind diese nun aktiv.

Nun können sich Ihre Kunden, zu den von Ihnen freigegebenen Zeiten, Termine über die PetLEO-App buchen. Diese erscheinen dann wie gewohnt in Ihrem VETERA-Terminkalender und sind sowohl anhand des Vorstellungsgrundes als auch durch den Kommentar „Erfasst von PetLEO“ im Bearbeitungs-Feld des Termins als Online-gebuchter Termin identifizierbar.

Vereinbarung einer Videosprechstunde:

Haben Sie die Videosprechstunde nun wie oben beschrieben aktiviert, so können Sie direkt loslegen und Videosprechstunden über Ihr VETERA vereinbaren.

Stellen Sie sicher, dass Sie über funktionierende Hardware verfügen, um Video-Calls durchzuführen. Empfehlenswert sind eine Webcam/eine eingebaute Kamera an Ihrem Computer und ein Headset. Alternativ ist die Durchführung auch mit einem Laptop/Tablet/Mobiltelefon mit eingebauter Kamera und eingebautem Mikrofon möglich.

Um eine Videosprechstunde zu vereinbaren, stellen Sie bitte sicher, dass für den gewünschten Kunden eine eMail-Adresse hinterlegt ist. Nun können Sie wie gewohnt einen Termin für den Kunden in Ihrem VETERA-Terminkalender erstellen. Über einen Rechtsklick auf den Termin und das Anklicken des Buttons „Termin bearbeiten“, gelangen Sie in das separate Bearbeitungsfenster des Termins. Hier klicken Sie nun bitte auf den Button „Videosprechstunde erstellen“.

 

Nun erhält Ihr Kunde eine Bestätigung per eMail, samt einem Link, über den er an der vereinbarten Videosprechstunde teilnehmen kann. 

Durchführung einer Videosprechstunde:

Um die nun vereinbarte Videosprechstunde durchführen zu können, öffnen Sie bitte zum Terminzeitpunkt den jeweiligen Termin. Dies geht ebenfalls wieder über einen Rechtsklick auf den Termin und den Button „Termin bearbeiten“. Um die Videosprechstunde zu starten, betätigen Sie bitte den Button „Videosprechstunde aufrufen“.

 

Nun startet die Videosprechstunde (ohne weitere Installation) in einem separatem Fenster.

Optional/Expertentipp:

Sollte an Ihrem Praxiscomputer keine Ausstattung (idR. Kamera + Headset) zur Durchführung einer Videosprechstunde vorhanden sein oder sollten Sie die Videosprechstunde auf einem anderen Computer / Laptop / Tablet / Mobiltelefon durchführen wollen, gehen sie bitte wie folgt vor:

  • Kopieren Sie den Link aus der Adresszeile des PetLEO Connect Fensters
  • Leiten Sie diesen Link z.B. per eMail an das Gerät Ihrer Wahl weiter

PetLEO ist DIE App für Ihre Tierhalter. Sie ermöglicht es diesen, sich noch besser um ihre Haustiere zu kümmern. Im Bedarfsfall können Ihre Tierhalter die Kommunikation zu Ihnen direkt aus der App heraus herstellen, Termine buchen und Videosprechstunden durchführen.

Die PetLEO App ist kostenlos und wird zusammen mit Tierärzten und Nutzern täglich weiterentwickelt. Detailierte Informationen erhalten Sie auf petleo.net

PetLEO hilft zudem, die Abläufe in der Tierarztpraxis zu optimieren und Ihnen somit mehr Freiraum für die Behandlung der Tiere zu geben. Informationen für Tierärzte auf:

vetera.digital

Bei Fragen oder Anregungen zu den Funktionen von PetLEO in Ihrem VETERA Programm kontaktieren Sie bitte:

Bastian Döring

[email protected]

+49 6123 70375 50

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